文秘专业

专业介绍 文秘是从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。本专业培养基础扎实、知识面宽、能力强、素质高、具有创新 精神和实践能力德智体全面发展，并具备管理、经济、法律、商务文秘等方面的知识和能力，能在企、事业单位及政府部门从事商务文秘与管理以及教学、科研方面 工作的社会主义现代化建设的高级科学技术人才。 文秘职业主要指从事办公室程序性工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从企业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业准入的职业之一。 随着社会的高速发展，各领域各层次的人员分工愈加细化，以往单纯的管理工作需要多人分工合作才能保证其高速和有效，决策活动已经在决策者层面上逐步与相关的信息加工处理等辅助性活动相分离，作为行政管理协助者性质的秘书职业已经在各个工作领域中占据重要的作用。 就业方向 文秘专业学生毕业后，主要到各大工商企业、行政事业单位和经济管理部门、从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织等实务管理工作。 文秘 行政文员： 行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。那么，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢？ 他应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。 同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。 文员： 办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 秘书： 秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 目前我国秘书从业人员约达2300万人。 我国外资企业秘书分三类： 初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主； 中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。 高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力。 就业前景 文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、 科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为二十一世纪中 国经济发展十大需求专业之一。 文秘专业人才的需求情况 从需求数量上看，被调查的民企 100％均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数时，90％以上的单位选1—2个，另有近10％的单位选了3—5个或更多。这说明民企对文秘人才的需求有一定的空间。 从需求层次上看，80％以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到 20％的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需 的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。 从需求的秘书类型上看，65％的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书? (15％)、创新型秘书(10％)，另有5％的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。 文秘专业人才的素质需求情况 调查反映，民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向。据统计显示，民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质，从高到低依次 是：思想和道德素质 (33％)、文化素质(27％)、业务素质 (13％)、心理素质(8％)、团队协作精神和沟通协调能力(5％)等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度 和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。 素质中，“德”为首，可见“德”在民营企业的重视程度。思想和道德素质方面选择较多的是： 职业道德(75％)、事业心(63％)、良好人际关系(43％)、吃苦耐劳精神 (38％)、忠于职守(28％)。 文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此，民企对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从 高到低依次是：掌握扎实的专业技术知识(38％)、掌握宽阔的专业知识(28％)、了解一般的人文科学知识(26％)、掌握相关学科知识(16％)、了解 一般的社会科学知识(4％)。 业务素质往往会直接影响工作效率，民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是：独立工作能力 (42％)、组织管理能力(35％)、实际操作能力(28％)、创新能力(23％)、获取加工和利用信息的能力 (10％)。 良好的心理素质也是民企关注的因素，当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会，文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功，很大程度上取决于个人心理素 质的强或弱。民企最注重毕业生的心理素质是易于投入、热情工作的心理(40％)、自信心(37％)、自主主动工作(25％)、追求卓越、渴望成功 (11％)、开放乐观(9％)。 值得一提的是，团队协作精神与沟通协调能力越来越为民营4~_lk所看重。有位民企的人事主管说，企业需要的是沟通能力强、有亲和力，能够运用自己良好 的沟通能力与企业内外有关人员接触，能够合作无间、同心同德、完成组织的使命和目的的人。平时在学校参加社团、组织策划完成过大型活动的学生最受欢迎，这 些学生到了工作岗位后，很快能融入团体，顺利开展工作。 文秘专业人才的职业能力和知识结构要求情况 调查显示，民营企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力，依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。文秘从业人员必须 具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。认为文秘从业人员应该具备的职业能力，按重视程度，依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代 办公设备的能力。 民营企业在录用文秘专业毕业生时最看重的能力因素是“专业水平”(26％)，其次是反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合 能力的“面试的第一印象”(19％)；再次是“社会实践经历”(18％)。此外，“外语水平”(15％)和“计算机水平”(9％)，而这两项也可以视作专 业能力。专业水平是民企最看重的素质，它是文秘专业学生就业能力的基础。 另据问卷调查显示，在被调查单位中对应聘秘书岗位的毕业生是否获得秘书职业资格证书表示重视的占35％，一部分单位表示不会十分在意，关键是看是否真正 具备秘书的职业技能，当然有的话最好；对获得电脑操作等级证书重视的占55％，但对是否获得外语等级证书却100％表示重视。 在问到文秘专业毕业生除了文秘专业知识外，最需要掌握的其他知识时，民企的老总选择最多的是经济管理、科技等方面知识，会计、统计和财务管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识等。 大部分民企认为高职学生最需要进一步培养的能力是：敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在 知识能力水平上有否明显差距时， 85％的民企单位认为有一定差距，还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题，大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难 以满足社会的需求，高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。 企业对文秘专业人才需求的特点与趋势分析 据调研显示，民营企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；二要肯吃苦耐劳，学会适应环境；三是注重情商，善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质、能力，属复合型通才。 调研中我们发现，民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人 事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的 能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。 此外，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上，企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要明白商务方 面的信息，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术，掌 握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任，适应企业的新需要。 民营企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜，更需要高层次、高水平的秘书为自己当好参谋，以增强企业的 竞争力。一个好的秘书不仅要做好本职的分内工作，还是主管“上司”的好参谋、好助手，有些事情要替“上司”考虑周全，甚至在不影响关系的前提下，有效地引 导“上司”开展各项工作，这是新时期对民企文秘人员提出的新要求。 随着民企经济的发展，民企对文秘人员的文化素养要求越来越高。文秘人员不仅 要以“文化”一员的身份参与、促进企业文化的发展，又要以对外使者的形象去展示企业文化的理念与内涵。要以自己独有的专业特长参与企业文化建设。从企业外 在形象来说，从厂房样式、环境装饰、标语口号到厂徽设计、节假日氛围布置等，基本都是靠文秘人员来承担。内在形象更是无边无际，从公关、礼仪、交流、会 议、办案等都是文秘工作的范畴。 文秘人才的需求前景看好，民营企业对文秘人才的需求十分注重素质和能力需要。因此，高职文秘专业的教学改革应以社会需求为导向，重视人才的综合素质、专业知识和职业技能的培养，突出企业特色和适用性，以增强文秘专业人才的就业适应性。 文秘专业就业前景分析 日前各行各业对秘书的要求也在不断提高，只会打杂的“听话”秘书已经难以再满足职场的需求，拥有高学历的高级秘书证书正逐渐成为人才市场上的紧俏资源。 秘书分两级，一般秘书的月收入在两千元左右，如果有助理的角色大概在5000元，外企公司总裁办公室的高级秘书在8000到1万元左右。 秘书职业以后的发展是做行政、人力资源或者后勤方面的经理，或是负责自己熟悉的工作。因为他们与各个部门都打交道，对于公司的架构和业务都比较了解，所以未来发展方向也是这些， “对企业来说，职业资格证书只是一块敲门砖”，身为人事主管，依视路光学的李小姐认为，“当一种职业的社会需求十分旺盛，且从业人员的规模已达到相当数量时，职业标准的制定和资格认证的确显得很有必要。 工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从企业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完整的行政辅助人 员体系，是实行就业准入的职业之一。具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力，富有专业知识与技能的秘书是各类企业、事业单 位和社会团体急需的人才。该专业就业面广，需求量大，发展前景极为可观。 就业方向：该专业毕业生不仅可从事秘书工作和行政管理工作，还可从事企业广告、公共关系　　等文案创作,以及人力资源管理、信息处理和营销工作。 目前由于缺乏专业背景和正规培训，很多在职的秘书工作起来不够自信，这时，他们就应该选择一个与秘书职业相关的专业，赶紧补补课，以补充自己的专业技能，从而尽快提升自己的价值，增加自身的职场竞争力。 秘书职业生涯本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程。处在秘书这个职场中的任何一个人，要想在日益激烈的竞争中求得发展，求得生存，就必须主动来更新自己的知识结构，掌握最新的技能、技术，给自己职业的发展补充新鲜血液。 选择合适的培训机构培训，然后择机跳槽已成为职场发展的最新动向。而面对名目繁多的秘书培训机构，如何选择好的培训机构进行充电，是个首要问题。只有有效的培训才能为职场人士跳槽、提薪、升职增加筹码而能达到这样目的的培训才是值得投入的。 其实,我觉得文秘专业的就业前景还是广阔的.只不过要有扎实深厚的文书基础、办公自动化基础、沟通基础、速记基础、企业管理基础、法律与法规。秘书实务包括：会议管理、事物管理、文书拟写与处理、涉外英语等 . 理性的职场人都会对自己的职业发展前景进行仔细、认真的规划。我们需要很清楚自己所走的每一步路。在自己职业发展的过程中，学会提前为自己打算--进行 充电，以便使自己职业选择的道路更宽。同时，在职场选择中站在十字路口的人，也应该通过及时充电，找到适合自己的职业、岗位。所以，确定要从事秘书这一 行，就要准备参加培训 培养目标 文秘专业培养德、智、体、美、劳全面发展，适应社会主义市场经济和现代化建设需要具有系统、扎实的文秘知识和技能的中高级复合型人才。 实践环节：计算机网络、公务文书写作、礼仪与形象设计、基础写作、新闻写作等实习、毕业社会实习、毕业设计、实验实训、社会调查、校外实习、毕业论文和秘书综合实训 专业开设 主干课程设置 公共基础课模块 职业生涯规划 时间管理 沟通技巧 简报技巧 客户与品质意识 中国传统文化与现代企管思维 计算机应用基础 公共英语 大学语文 思政课 大学体育 专业基础课模块 领导艺术与自我管理 文秘人员的角色认知 经济与基础会计学 企业管理概论 商务礼仪 职业装束与化装 文学欣赏与训练 网页制作基础 秘书英语 专业理论课模块 管理心理学 有效简报技巧 办公自动化 知识管理　档案管理学　秘书学　领导心理学 秘书实务 企事业公文写作与应用 企事业英文写作与应用 专业技能课模块 办公自动化设备 专案管理 OA＆KM的应用 辅助与管理上司 白领工作实务 办公软件及操作员 普通话测试 形体训练 会议组织与管理 秘书资格认证考证实训 礼仪接待 文件管理 生产实习/顶岗实习 毕业论文 选修课模块 逻辑学 创造学 社交形象与礼仪 诗歌欣赏等（由学生在选修库中自选） 文 秘专业的培养目标是：培养服务社会主义现代化建设文秘行业需要的，掌握具有企业单位文员、助理应有的基本知识；具有较好的人际关系技巧、沟通表达技巧、简 报技巧、商务管理技巧等基本技能；具有必备的跨部门沟通、文件管理、会议管理、员工活动管理、商务接待、文书处理等专业技能；具有较强文秘工作业务能力和 良好的文秘综合素养，毕业后能够胜任用人单位需要的德智体美全面发展的高素质技能型专门人才。 颁发证书 秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 目前我国秘书从业人员约达2300万人。 我国外资企业秘书分三类： 初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主； 中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。 高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力，有较强的语文素养和较高的应用写作能力。 五级秘书（具备以下条件之一者）： （1） 经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。 （2） 在本职业连续见习工作2年以上。 四级秘书（具备以下条件之一者）： （1）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。 （2）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上。 （3）连续从事本职业工作4年以上。 （4）取得经劳动和社会行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业（专业）毕业证书。 三级秘书（具备以下条件之一者）： （1）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。 （2）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。 （3） 取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。 二级秘书（具备以下条件之一者）： （1）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。 （2）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上。 （3）取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。 扩展介绍 常用软件 数据处理软件Excel2000、文稿演示软件PowerPoint2000、网页制作软件FrontPage2000，以及反病毒软件KILL98forWindoWs95／98单机版和压缩工具软件WinZip8.1等常用软件。[1] 文秘专业素质 （一）、基本素质 1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 　　2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 　　3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 　　在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都 有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地 产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财 了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！ （二）、业务素质 1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。 　　2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。 　　3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”） （三）、文化素质 1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷 官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了 　　一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文 　　章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。 　　2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。 　　3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。 （四）此外 学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。 　　俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。 　　但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。 　　四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。 　　作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺 术。为此，我们要做到以下几点： 1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。 　　在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方 法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢 单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地 做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑 你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。 　　对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。

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